Com a nova realidade imposta pelo coronavírus, os empreendedores em todo mundo terão de criar táticas assertivas e velozes para se reinventar. Nesse contexto, serão indispensáveis a redução de custos e a elaboração de um novo planejamento financeiro, mais adequado ao atual contexto econômico.

Para que a missão seja bem-sucedida, os gestores terão de contar com muita sensatez e com o apoio de funcionários, parceiros comerciais e até mesmo de clientes. Afinal, tais circunstâncias estão obrigando as empresas a assimilar novas formas de trabalho, ou seja, as transições e transformações se tornaram inevitáveis.

Desse modo, será preciso se preparar para a nova situação, tanto por questões de saúde como para a sobrevivência do negócio e a consequente preservação de empregos.

Assim, muitas companhias têm escolhido migrar para ferramentas de trabalho online que assegurem uma solução de gestão integrada, mesmo com diretores e colaboradores atuando remotamente.

Com a praticamente inevitável queda nas receitas, a alternativa mais segura é cortar custos e despesas com o menor impacto possível na produtividade. Por isso, nunca é demais lembrar que custos e despesas não são a mesma coisa. Em outras palavras, as despesas são os valores exigidos para o andamento das atividades: salários, marketing, conta de telefone, aluguel etc.

No entanto, os custos são aqueles gastos atrelados à sua produção, por exemplo: insumos, energia elétrica e manutenção de equipamentos.

Mas como fazer na prática para diminuir ambos os tipos de gastos na sua organização? Neste post, vamos dar 7 dicas incríveis que vão ajudar você na tomada de decisão para encolher suas saídas de caixa neste período crítico. Dessa forma, será possível atravessar a tempestade com menos problemas. Acompanhe!

1. Providencie um plano de ação

A redução de custo, neste momento, é um remédio necessário para colocar a casa em ordem. Além disso, com sua lista de compromissos financeiros enxuta, será mais viável preservar postos de trabalho.

Aliás, use sua equipe para encontrar gargalos e desperdícios. Afinal, os trabalhadores são excelentes instrumentos para ter capilaridade e enxergar possíveis gastos desnecessários de uma forma global, mas detalhada. Essas informações serão excelentes ferramentas de apoio para você criar um plano de ação consistente.

Além disso, a Covid-19 trouxe efeitos positivos, ainda que de maneira paliativa. Um bom exemplo disso são as medidas de socorro anunciadas pelo Governo Federal, Estados e Municípios a fim de ajudar as empresas durante estes tempos de instabilidade.

Por exemplo: de abril até junho, o repasse das empresas para o sistema “S” cairá pela metade. Outras obrigações corporativas que tinham de ser quitadas em abril poderão ser adiadas para agosto. Já pagamentos com vencimento em maio só serão cobrados em outubro. Na prática, essas iniciativas somam cerca de R$ 80 bilhões, que reforçarão o fluxo de caixa empresarial.

Desse modo, ficar de olho nessas vantagens temporárias lhe trará um imenso respiro para a gestão financeira. Veja alguns exemplos práticos de débitos junto à União cujos prazos foram estendidos:

• Contribuição patronal ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Programas de Integração Social (PIS);
• Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep).

Além desses incentivos, há também estímulos específicos para as microempresas. Observe:

• Será permitido adiar em um semestre a parte federal do Simples Nacional;
• Está autorizada por 90 dias a prorrogação da cobrança da fração estadual e municipal do Simples Nacional;
• O ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) de abril, maio e junho foi transferido para julho, agosto e setembro, respectivamente;
• O ISS (Imposto sobre Serviços) recebeu a mesma tolerância que o ICMS.

2. Invista no home office

Independentemente de haver obrigação legal de isolamento social em seu setor ou estado, aposte no home office o máximo possível. Essa nova forma de trabalho não apenas tem sido muito valorizada pela sociedade como de fato é o único caminho para superar mais rápido a crise do coronavírus.

Porém, mais do que zelar pela saúde dos funcionários e pela reputação do negócio, a atuação a distância pode ir além e representar uma boa economia com despesas e custos.

Com pelo menos uma parte do time em casa, será possível diminuir as contas de transporte, energia elétrica, água, telefone, impressão de documentos, entre outras.

Muitos gestores temem a queda de produtividade nesse modelo. Nesse sentido, uma boa sugestão é realizar reuniões virtuais diárias de manhã, no início da tarde e ao final do expediente. Dessa forma, é possível que os líderes mantenham o foco dos funcionários mesmo de longe.

3. Aposte no marketing de baixo custo

Com uma significativa parcela da população em casa, surge uma tendência natural de as pessoas ficarem mais tempo conectadas à Internet. Nesse cenário, mesmo as empresas que operam no B2B sentirão as consequências na mudança de comportamento do consumidor final.

Ou seja, os partners estarão menos nas ruas e mais online, sendo que essa presença na rede mundial deve aumentar exponencialmente. Nesse movimento, reside uma grande oportunidade: investir no marketing digital, que é uma publicidade de baixo custo e com excelente retorno.

Nesse campo, você pode postar conteúdo e anúncios orgânicos (que não são pagos) e também impulsionar algumas publicações (que custam bem menos do que anunciar em jornal, revistas e televisão).

Nesse formato, é viável segmentar as abordagens e interagir com o público por meio de comentários, curtidas, compartilhamentos etc.

4. Tenha estratégia no planejamento tributário

Afora as medidas tributárias específicas para a crise do coronavírus, existem muitas alternativas de pagar menos impostos dentro da lei. Assim, a empresa pode optar por um planejamento tributário especializado, com ajuda de contadores, advogados e consultores na área.

Desse modo, é feita uma adequação do regime tributário que mais se ajusta ao porte e ao segmento da companhia para que ela gaste o menos possível com tributos. Mais uma recompensa dessa alternativa é aproveitar melhor os incentivos e isenções fiscais disponíveis mesmo antes da Covid-19.

5. Negocie com fornecedores

Com as expectativas duvidosas dos próximos meses, mesmo as empresas com saldo no caixa devem se resguardar e tentar expandir os prazos de pagamento junto aos fornecedores. Nesse  caso, a ideia é repassar essa dilatação para seus clientes a fim de estimular suas vendas.

Neste atual momento, a integração entre gestão de custos, planejamento financeiro, produção e vendas será indispensável. Assim, você reduz o impacto da crise no volume de receitas.

6. Diminua os gastos com tarifas bancárias

Tenha muita cautela com a repercussão das tarifas bancárias no fluxo de caixa. Afinal, a crise da Covid-19 tende a trazer dificuldades de liquidez para o mercado como um todo, fato que pressiona para cima o custo do capital, apesar das linhas de créditos disponíveis especialmente para os desafios do coronavírus.

Desse modo, avalie se compensa renovar linhas de financiamento, isto é, trocar dívidas mais caras por outras mais baratas. Além disso, vale a pena contactar a Caixa Econômica Federal, o Banco do Brasil e o BNDS (Banco Nacional de Desenvolvimento Social) a fim de saber na prática quais seriam as suas opções de crédito nesses bancos públicos.

Mais uma dica: quem tem recebíveis no cartão de crédito deve antever esses pagamentos porque há tendência de alta nas taxas desse serviço. Também é uma iniciativa importante solicitar uma redução nas tarifas para transferências, saques e adiantamentos, operações que saem caro para a organização. Nesse caso, inicie uma negociação com seu gerente assim que possível.

7. Revise e intensifique a automatização de processos

Com as equipes trabalhando em home office, o investimento em uma solução de gestão integrada será crucial. Aliás, antes mesmo do coronavírus essa já era uma tendência, principalmente por causa do grande volume de dados que envolve uma empresa.

Nesse contexto, ferramentas de trabalho online serão decisivas para auxiliar os gestores na tomada de decisão.  Tal urgência vale para todos os setores, mas com mais ênfase ainda para o financeiro, devido à necessidade de um controle de custos e despesas sem distorções. Desse modo, será mais fácil, ágil e dinâmico fazer a gestão a distância.

Portanto, embora não se possa negar que o cenário é negativo, muitas medidas podem ser tomadas para superar os desafios. Assim, o corte de custos com tática e inteligência competitiva ganha um papel de protagonismo para um planejamento financeiro equilibrado.

Afinal, mediante às expectativas de queda nos faturamentos, eliminar despesas e gastos é a forma mais palpável de manter a sobrevida do negócio. Com ações práticas nessa direção, será viável enfrentar a Covid-19 com bem menos sufoco.

Além disso, com o suporte de ferramentas de trabalho online — que permitam uma solução de gestão integrada mesmo a distância —, você terá mais subsídios para a tomada de decisão nesta maré de incertezas. Que tal mais dicas para atravessar este período turbulento? É simples: leia também nosso artigo que conta como a gestão integrada ajuda a amenizar os impactos da crise!