Com a atual instabilidade econômica gerada pela pandemia do coronavírus, o Banco Mundial anunciou a expectativa de queda de 5% no PIB (Produto Interno Bruto) brasileiro em 2020. Neste cenário, a inadimplência deve crescer em todas as áreas, como uma consequência natural da retração dos negócios. Por esse motivo, os empreendedores devem se antecipar e iniciar uma gestão da crise com estratégia e agilidade.

No entanto, a boa notícia é que existem meios para reverter essa tendência de descumprimento de prazos. Mais do que isso: aproveitar essas ferramentas será de extrema relevância para manter o fluxo de caixa no azul e atravessar este período com um impacto menor.

Desse modo, chega o momento de planejar os acordos — para minimizar a repercussão dos atrasos — e de controlar de forma minuciosa todos os seus contratos. Nesse sentido, um ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão) pode trazer a resposta.

Aprimore seus processos de cobrança

O primeiro passo para enfrentar a inadimplência é criar padrões e sistemas para uma cobrança eficiente, veloz e amigável. Desse modo, um fluxograma para simular o trajeto de cada cliente — do fechamento da venda até a quitação do débito —ajudará a clarear as ideias.

Com esse mapa em mãos, o setor de cobrança deverá fazer monitoramentos diários sobre o comportamento dos clientes em relação às suas dívidas. Para dar mais capacidade operacional nesse departamento, sugerimos mesclar líderes da área financeira com profissionais mais gabaritados da equipe de vendas.

Evidentemente, você vai precisar de colaboradores bons com números para garantir uma situação financeira favorável à sua companhia. No entanto, devido à delicadeza do atual momento — que envolve a saúde e a vida das pessoas — o apoio de funcionários com know how no relacionamento humano será crucial.

Assim, esse time terá como tarefa fazer a gestão dos contratos. Isso significa levantar o porcentual de inadimplência, atualizar esse índice todos os dias e dar andamento às negociações de pagamento. Além disso, é recomendável que relatórios semanais sejam elaborados para que a alta administração possa acompanhar de perto as movimentações. Dessa maneira, a tomada de decisão tende a ser mais bem-sucedida.

Agende as datas de vencimento com inteligência

Mais uma medida muito útil para combater a inadimplência é agendar os pagamentos dos clientes mais estáveis para datas antes de seus principais custos vencerem. Assim, consegue-se manter o fluxo de caixa positivo, algo que vai proporcionar à empresa fugir de despesas com multas, juros e eventuais necessidades de tomada de crédito no mercado.

Além disso, com suas despesas sob controle, a organização terá mais condições de facilitar o pagamento daqueles parceiros mais afetados pela crise do coronavírus. Ou seja, será um bom instrumento para abrandar as perdas.

Lembre o cliente da dívida

Também é importante na luta contra a inadimplência a organização para abordar os devedores. Dessa forma, é preciso elaborar a chamada régua de cobrança, uma espécie de manual que dita as regras de como esse processo acontecerá. A régua vai especificar a periodicidade de contatos e os meios que serão utilizados (SMS, telefone, carta, e-mails automáticos etc.). Veja a seguir algumas propostas em relação aos intervalos para interpelação.

• 5 antes do vencimento;
• No dia do vencimento;
• 5 dias após vencimento;
• 10 dias depois do vencimento;
• 15 dias posteriormente ao vencimento.

Seja firme, mas razoável

Um dos segredos para lidar com a inadimplência nesta situação caótica é o jogo de cintura. Afinal, a crise traz uma informação importante: muitos dos devedores não honrarão seus compromissos por dificuldades financeiras, e não por má fé.

Nunca é demais lembrar que todos estão sendo atingidos em efeito cascata. Nesse contexto, um atraso pode ser o resultado de clientes que também não receberam. Assim, nesta conjuntura, um parceiro que paga tarde pode ser melhor do que um parceiro a menos por cancelamento do contrato.

Favoreça o início imediato do pagamento

Seguindo o raciocínio do tópico anterior, a empresa deve estar preparada para fazer concessões se quiser diminuir a inadimplência. No entanto, a dica é privilegiar acordos com início de pagamento imediato.

Assim, parcele, dê descontos, abra mão de multas e juros, mas insista para que o cliente dê o start na quitação do débito ao firmar um pacto. Mesmo que seja em prestações ínfimas, é importante abastecer o fluxo de caixa. Porém, lembre-se de assegurar que as condições totais dessas tratativas sejam minimamente favoráveis.

Incentive o pagamento à vista

Nem todos os segmentos sentirão os efeitos da Covid-19. Além disso, a influência da crise não será igual em todos os setores. Isso significa que provavelmente você terá clientes que continuarão pagando em dia.

Para esse público, estimule o pagamento à vista por meio de descontos. Essa é uma tática importante para a gestão financeira, uma vez que poderá compensar as consequências da inadimplência, ainda que parcialmente.

Adote um sistema de controle e gestão integrada

Uma outra alternativa para enfrentar a inadimplência é apostar na tecnologia, como o sistemas de gestão integrada ERP. Com essas ferramentas, é possível automatizar os processos que envolvem a cobrança: emissão de boletos, envio de e-mails para lembrar datas vencidas e a vencer e confecção de relatórios estatísticos.

Mas esses softwares não se limitam a esses serviços. Desse modo, eles também informatizam o controle das contas a pagar e a receber e os débitos tributários e trabalhistas. Como são programas de TI capazes de conectar as diversas áreas da empresa, eles deixarão os executivos sempre a par do ritmo de acerto de contas.

Com essas engrenagens operando sozinhas, você pode deslocar a equipe para atividades mais relevantes, como as tratativas de acordo, a rotina da produção, a busca por novos contratos, entre outras.

Portanto, é perfeitamente viável amenizar os índices de inadimplência, mesmo em cenários complexos e incertos como o atual. Para isso, serão essenciais medidas constantes para controlar e abrandar as consequências dos atrasos no pagamento.

Por essa razão, softwares de ERP podem ajudar bastante o gestor, com a automatização de boa parte dos processos de cobrança. Assim, você consegue um alívio para o equilíbrio financeiro.

Quer saber mais dicas sobre como reagir em situações adversas?
Então leia também nosso post que conta como evitar uma crise no seu fluxo de caixa!