O fluxo de caixa pode se tornar um problema grave para empresas, principalmente para as que estão em crescimento ou com objetivos nesse sentido. A falta de dinheiro à disposição restringe os investimentos, tão necessários para acelerar a expansão dos negócios. Aliás, não é possível sobreviver sem uma área financeira saudável e planejada, o que dirá ampliar os lucros e a produtividade.

Tanto isso é verdade que, segundo o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), a cada quatro negócios abertos, um encerra as atividades antes de completar dois anos. De acordo com o órgão de fomento, os motivos para a falência são os seguintes:

• Dificuldades em pagar impostos;
• Baixa demanda pelos produtos ou serviços oferecidos;
• Complicações de gestão financeira.

Nesse contexto, embora pareça óbvio, nunca é demais lembrar que o fluxo de caixa é o Raio-X da saúde de um empreendimento. Isso porque ele reflete o dia a dia das operações econômicas, como saldos, débitos e contas a receber. Em outras palavras, ele não é apenas uma ferramenta cotidiana, mas um importante instrumento de gestão estratégica.

Por essa razão, o fluxo de caixa requer uma supervisão rigorosa, disciplina e precisão. Se ele sair do controle, uma companhia pode simplesmente entrar em colapso sem que seus gestores sequer percebam a tempo. Assim, quando o problema é diagnosticado, muitas vezes, é tarde demais para reverter o cenário crítico.

Mesmo as companhias que estão com as contas em dias devem se precaver de problemas futuros.

Diante desse quadro, executivos apostam no ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), também conhecido como Sistema de Gestão Integrada. 

Com ele, os gestores têm tudo à mão e podem se dedicar mais ao core business. Quer saber mais dicas para deixar o fluxo de caixa no azul? Então acompanhe este artigo que vamos te contar algumas dicas para superar e evitar o caos financeiro. Confira!

1. Assuma o controle de suas faturas

Primeiramente, para deixar o fluxo de caixa nos trilhos, a primeira medida a ser tomada é criar um workflow para não perder de vista as datas de pagamentos dos clientes. Afinal, é a quitação desses débitos que vai alimentar os cofres. 

Por esse motivo, o processo de cobrança deve ser feito com gestão estratégica, e não aleatoriamente. Um procedimento importante é automatizar a emissão dos boletos e, mais do que isso, ter maneiras de avisar os clientes sobre os prazos.

Com sistemas tecnológicos, é simples enviar e-mails de forma automática antes que as datas expirem, bem como no próprio dia de pagar.

Mas por que isso é importante? Se você demorar para cobrar, a tendência é que os devedores também levem mais tempo para cumprir seus compromissos. Desse modo, o melhor a fazer é registrar a conta a receber já no dia em que a venda ou contrato forem fechados.

Assim, o controle financeiro da empresa estará constantemente em monitoramento. Além disso, é um caminho para que a contratante se prepare melhor para acertar aquilo que deve.

Outro modo de fazer com que seu faturamento ganhe fôlego é dar descontos ou benefícios para o pagamento antecipado. Assim, é fácil diminuir os riscos de atraso. Ou seja: é dinheiro entrando no caixa em prazo mais curto, o que dará mais respiro para o saldo.Essa medida também é, ao mesmo tempo, um recurso de marketing, uma vez que ajudará na fidelização dos clientes. Afinal, nada melhor do que oferecer condições especiais para cativar os compradores.

2. Aproveite os descontos pela antecipação do pagamento

A boa notícia é que as condições diferenciadas de pagamento são vias de mão dupla. Isso significa que a sua empresa também pode desfrutar desse mecanismo. Dessa forma, crie formas para usar ao máximo os descontos concedidos por seus fornecedores mediante o pagamento antecipado. 

Nesse sentido, o gestor deve pensar a longo prazo. Por exemplo: se um fornecedor dá 3% de abatimento ao mês nesses casos, esse valor pode ser irrisório mais dará mais respiro para o fluxo de caixa.

Caso o fluxo de caixa consiga cobrir todos os gastos em dia, a priorização de antecipar deve ser para os que oferecerem maiores descontos e para os valores menores. Essa triagem é imprescindível na área financeira, especialmente em circunstâncias mais críticas.

Para formar seu rol de prioridades de pagamento, analise os riscos embutidos diante de um prazo vencido. Por exemplo: toda indústria precisa de energia elétrica, certo? Então coloque essa despesa no topo da lista. Em seguida, repita o mesmo com os demais custos, de ponta a ponta.

Ou seja, providencie uma lista daqueles com os quais o relacionamento é melhor ou cujos insumos interfiram de forma mais significativa no seu processo operacional.

3. Arrende em vez de comprar diretamente

Outro bom instrumento para melhorar o fluxo de caixa é optar pelo arrendamento. Assim, o leasing pode ser uma excelente alternativa quando as coisas estão apertadas.

Nesse modelo, a empresa detentora de um bem — móvel ou imóvel — cede para outra o uso dessa propriedade por um intervalo de tempo determinado. Assim, em troca, a adquirente paga prestações pela utilização desse recurso.

Como consequência, o sistema proporciona recompensas fiscais que desembocam em ganhos expressivos para área financeira. Afinal, os juros nesse processo comercial são inferiores aos de um financiamento. Geralmente, ao término do contrato, a arrendatária tem a opção de comprar o bem alvo do leasing por valores definidos em comum acordo entre as partes. 

Tal método é altamente recomendado para os investimentos em tecnologia, uma vez que a necessidade de atualização nesse nicho costuma ser elevada. Dessa forma, as empresas evitam que seus recursos se tornem obsoletos sem grandes impactos para o fluxo de caixa. Acompanhe os benefícios do leasing:

• Menos custos com imposto de renda: o leasing pode ser calculado como gastos operacionais na declaração do Imposto de Renda. Dessa forma, os custos tributários reduzem sensivelmente;
• Isenção de IOF: com esse método, o negócio não terá de pagar IOF (Imposto sobre as Operações Financeiras), algo muito recompensador, principalmente nos casos de fluxo de caixa baixo. Desse modo, é possível realizar novos investimentos mesmo diante de uma situação econômica mais restrita;
• Folga para o fluxo de caixa: as companhias dão prosseguimento às aplicações necessárias com uma interferência bem menor nas contas;
• Renovação do parque industrial: o leasing é liberado para aquisição de máquinas e equipamentos sem a necessidade de entrada;
• Agilidade: os processos burocráticos são mais simples e velozes.

4. Aumente o prazo de pagamento com fornecedores

O fluxo de caixa e a área financeira podem melhorar com a extensão de prazos dos pagamentos. Desse modo, faça uma lista com os fornecedores de melhor relacionamento e inicie as negociações para quitar as dívidas de forma concomitante com os valores a receber. 

Nesse quesito, é preciso ter iniciativa e ousadia: se você não pedir a prorrogação, nunca saberá se ela é de fato é possível. O ERP ajuda a enxergar prazos mínimos, bem como aqueles que não são saudáveis para o fluxo de caixa.

5. Reduza o estoque

Se você vende um produto físico, armazenar grandes quantidades vai consumir intensamente seu fluxo de caixa. Por esse motivo, analise seu nível de estoque atual de estoque acordo com forecast (previsão) de vendas. 

 Existem certas linhas de produtos que simplesmente não estão vendendo tão bem quanto as outras? 

Quando os armazéns são otimizados, isto é, do tamanho da demanda, é possível planejar melhor todos os processos. No entanto, você deve pensar: mas como descobrir e manter esse equilíbrio (estoque e pedidos)?

Mais uma vez, um ERP online, também chamado de sistema de gestão integrada, pode ser a melhor resposta. Dessa forma, o time de vendas tem acesso a inventários em tempo real. Ou seja, quando uma mercadoria não estiver disponível, os vendedores focarão as abordagens em outros produtos, evitando desgaste com o público.

Por sua vez, os softwares especializados reconhecem as oportunidades de vendas de forma ágil e minimizando distorções para a produção. Assim, o armazenamento passa por processos de aprimoramento até estar em completa sintonia com a sua necessidade.Além disso, são recursos tecnológicos que ajudam a localizar os produtos, com informações sobre eles sempre acessíveis em um catálogo virtual. Veja exemplos de perguntas que um sistema de gestão pode responder em tempo real:

• Quando um produto deve ser movido?
• Quando uma mercadoria vai expirar?
• Quantas unidades estão disponíveis nos depósitos?
• Quando ele deve sair para a entrega?

Portanto, com um ERP, você consegue controlar o estoque de uma forma tão exata que ele pode perfeitamente ser mantido em níveis mínimos, com inúmeras vantagens. Verifique alguns dos benefícios:

• Permite uma equipe menor para cuidar dos centros de distribuição;
• Impede a perda de produtos com danos conforme o tempo passa;
• Evita produtos encalhados, já que eles serão adquiridos conforme a demanda;
• Acaba com o problema da falta de produtos, uma vez que um estoque menor é mais simples de ser supervisionado, o que impacta diretamente na gestão financeira, já que não haverá cliente sem atendimento;
• Possibilita um processo produtivo mais estratégico, justamente por causa do controle completo sobre as entradas e saídas. É possível fabricar de acordo com as preferências e volumes de consumo.

6. Corte as despesas operacionais e os custos indiretos

Todo gestor sabe que a saúde do fluxo de caixa depende de uma política constante de corte de gastos, algo que está diretamente ligado ao controle de custos. No entanto, na hora de pôr essas medidas em prática, são comuns os relatos de dificuldades. Isso acontece, geralmente, por causa da falta de tempo e do excesso de dados envolvidos nos processos industriais.  

O gestor precisa ter acesso a uma visão panorâmica e milimétrica de tudo que acontece. Assim, fica bem mais fácil enxergar as despesas inúteis e partir para a ação a fim de eliminá-las e reestabelecer a área financeira. Veja a seguir algumas dicas para cortar os gastos operacionais, bem como os custos indiretos.

• Crie metas: para poder mensurar os resultados mais tarde;
• Pesquise por novos fornecedores: tente encontrar preços mais baixos e vantagens logísticas;
• Extermine o desperdiço: com um ERP, você vai observar onde estão os custos supérfluos e desnecessários.

7. Verifique e amplie suas margens

Mais uma medida importante para ter o fluxo de caixa em ordem é estender suas margens de lucros. Desse modo, pode parecer óbvio, mas você já apurou o tamanho real dos seus ganhos? Tem certeza de que eles estão corretamente calculados?

Pense se seus preços oferecem folga o suficiente depois que os custos de criação e venda de seu produto forem contabilizados. Tudo isso é importante para uma gestão financeira de sucesso.

Frequentemente, os negócios com problemas consistentes no fluxo de caixa sofrem com uma contagem equivocada desse valor. Isso ocorre quando a precificação está subdimensionada. Portanto, é preciso aprender a superar o medo de aumentar seus valores, embora isso seja difícil quando se trabalha com clientes antigos.

Porém, seus preços precisam ser competitivos. Do contrário, a margem, que é uma peça-chave na administração, pode acabar danificando o fluxo de caixa.

8. Monte um processo de cobrança à prova de atrasos e calotes

Muitas vezes, o departamento de cobranças não conta com mão de obra o bastante ou então fica concentrado nas mãos do próprio empreendedor. Nesse cenário, pode haver demora no envio das faturas.

A vivência de Fabio Jorge Celeguim, mentor da Endeavor e CFO da Flytour, mostra como é possível montar um processo automatizado de cobranças. Assim, fica mais simples reduzir os atrasos e ampliar o capital disponível. 

Por esse motivo, a ideia é atrofiar o intervalo entre os recebimentos dos clientes e o pagamento dos fornecedores, uma tática de gestão financeira imprescindível. 

9. Analise a inadimplência

A inadimplência é uma grande pedra no caminho do fluxo de caixa positivo. Dessa forma, quando seu cliente não paga por um produto ou serviço, sua situação financeira estará vulnerável, obviamente. Mas como evitar que isso aconteça?

Verifique o crédito comercial de seus clientes antes de estender as condições de pagamento. Isso poupará tempo à procura de dívidas incobráveis e também permitirá que você crie mais relacionamentos de longo prazo com os consumidores.

10. Avalie suas condições de pagamentos atuais

Em um primeiro momento, supervisionar tudo que acontece na empresa pode parecer complicado ou até mesmo impraticável. Entretanto, esse desafio pode ser facilmente superado com o uso de um sistema de gestão integrado.

Assim, em poucos segundos, você consegue levantar quais são os clientes que nos últimos meses pagaram em dia e quais atrasaram. Com isso, é simples conceder mais vantagens para os bons pagadores. Dessa maneira, você melhora o relacionamento com eles e ainda injeta mais dinheiro no fluxo de caixa.

Portanto, não faltam soluções para melhorar a situação do fluxo de caixa e, consequentemente, de toda área financeira. Porém, colocar essas medidas em funcionamento requer altíssimo rigor no controle de dados e na velocidade das operações. 

Diante disso, um ERP (Sistema de Gestão Integrada) pode ser a resposta que faltava para finalmente trazer a sua gestão financeira para os trilhos da competitividade. Desse modo, você terá mais tempo para se dedicar aos objetivos estratégicos do seu nicho de atuação.